Caratteristiche del servizio
La “Commissione Scarto di Atti di Archivio” è al servizio delle Strutture territoriali di Linea e di Staff di Roma Capitale.
Si occupa dei procedimenti di scarto degli atti, anteriori all’ultimo quinquennio, di cui si ritenga inutile l’ulteriore conservazione. Il procedimento si attiva in base alla proposta del direttore dell’Ufficio interessato.
All’Archivio Capitolino è trasmesso l’elenco della documentazione proposta per lo scarto, redatto su apposito modulo, per essere sottoposto all’esame della Commissione Consultiva per lo Scarto di Atti di Archivio prevista dal regolamento dell’Archivio Capitolino. Essa è composta da cinque membri: dal Segretario generale, che la presiede; dal direttore del Dipartimento Attività Culturali, dal dirigente dell’Archivio Capitolino; dal direttore della Struttura proponente (o da loro delegati) e da un funzionario dell’Archivio Capitolino che svolge la funzione di segretario. La Commissione potrà approvare o meno lo scarto, oppure sottoporlo a condizione (es. la conservazione di un campione significativo degli atti).
Il verbale della Commissione viene successivamente sottoposto al vaglio della Soprintendenza Archivistica per il Lazio che rilascia l’autorizzazione allo scarto.
Acquisita l’autorizzazione dell’organo statale, l’Archivio ne dà comunicazione al direttore della Struttura proponente, che dovrà procedere ad adottare l’apposita determinazione dirigenziale di scarto.
L’eliminazione degli atti sarà effettuata nel rispetto delle prescrizioni di cui al Codice in materia di protezione dei dati personali mediante cessione del materiale cartaceo in libero uso alla Croce Rossa Italiana od altra Onlus ed il ritiro, per il macero, da parte della ditta sua referente.
L’attestazione dell’avvenuto macero, unitamente a una copia della determinazione dirigenziale di scarto, dovrà pervenire, ad operazione completata, all’Archivio Capitolino: l’ultimo atto del procedimento di scarto è, infatti, la notificazione alla Soprintendenza Archivistica per il Lazio, dell’avvenuta eliminazione degli atti.